💸 비용정산서 작성

비용정산서란?

비용정산서(경비정산서)는 임직원이 업무를 수행하면서 개인 비용이나 법인카드로 먼저 지출한 경비를 회사에 정리해 제출하고, 그 내역을 검토·승인받아 정산받기 위한 문서입니다. 교통비·식대·출장비·소모품비 등 업무상 지출을 항목별로 적고 합계를 산출하며, 영수증·카드전표 같은 증빙을 함께 첨부해 회사가 회계 처리와 비용 환급의 근거로 삼습니다.

표준적인 비용정산서에는 다음 항목이 들어갑니다.

1. 작성자 정보 — 소속(부서)·직위·성명
2. 정산 기간 — 지출이 발생한 기간(시작~종료)
3. 지출 항목 — 일자·지출 내역·항목 구분(교통비·식대·출장비 등)·금액
4. 합계 — 전체 지출 금액의 총액
5. 작성일과 작성자 서명
6. 결재란 — 작성·검토·승인

폼픽의 비용정산서 양식은 지출 항목을 자유롭게 추가·삭제할 수 있고, 금액을 입력하면 합계가 자동 계산됩니다. 작성·검토·승인 결재란까지 갖춘 A4 문서를 바로 PDF로 저장·인쇄할 수 있습니다.

비용정산서와 지출결의서의 차이

지출결의서는 비용을 지출하기 전(또는 지출 시점)에 "이 돈을 쓰겠다 또는 썼으니 회계 처리해 달라"고 결재를 올리는 집행·결재 단계 문서입니다. 반면 비용정산서는 임직원이 이미 본인 돈이나 법인카드로 먼저 쓴 경비를 모아 사후에 정산·환급받기 위한 실비 정산 단계 문서입니다.

• 지출결의서 — 지출 집행에 대한 사전·승인 결재에 초점
• 비용정산서 — 이미 지출한 실비를 항목별로 모아 환급·정산받는 데 초점
• 증빙 시점 — 정산서는 지출 후 작성하므로 영수증·카드전표 등 증빙이 함께 따라옴
• 혼용 — 회사에 따라 두 문서를 통합 양식으로 쓰기도 하나, 일반적으로 역할이 구분됨

증빙(영수증·카드전표) 첨부와 작성 시 주의사항

• 항목마다 증빙 첨부 — 각 지출 항목에 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·간이영수증 등 객관적 증빙을 붙이고, 정산서의 일자·금액과 증빙이 일치하도록 정리
• 적격증빙 원칙 — 3만원 초과 지출(접대비는 별도 기준)은 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 등 적격증빙을 갖추는 것이 원칙
• 법인카드·개인 선지출 구분 — 법인카드 사용분은 항목 구분이나 비고에 표시해 개인 선지출분과 명확히 구분
• 출장비 규정 준수 — 출장비·일비·숙박 한도 등 사내 규정이 있으면 그 기준에 맞춰 기재
• 합계·금액 정확 — 각 항목 금액과 합계가 증빙 총액과 일치하는지 확인 후 결재 상신

승인 절차 · 자주 묻는 질문

비용정산서는 보통 작성자(지출 당사자) → 검토자(부서장 등) → 승인권자(팀장·임원·대표 등) 순으로 결재가 진행됩니다. 그래서 정산서 하단에 작성·검토·승인 칸으로 구성된 결재란을 둡니다. 승인이 끝나면 회계·재무 부서가 이를 근거로 환급 또는 계정 처리를 진행합니다. 결재 단계와 승인권자는 회사 내부 규정에 따라 달라집니다.