진술서 쓰는 법 2026 — 사실확인서·경위서와 차이, 작성 요령 총정리
회사 징계, 교통사고, 형사·민사 분쟁, 보험 처리, 학교 폭력 위원회까지 — 살다 보면 "진술서 한 장 써 오세요"라는 요청을 받는 순간이 옵니다. 그런데 막상 펜을 들면 막막합니다. 무엇을, 어디서부터, 얼마나 써야 하는지 기준이 없기 때문입니다. 게다가 비슷해 보이는 사실확인서·경위서와 헷갈려서 엉뚱한 형식으로 작성하는 경우도 많습니다. 이 글에서 진술서의 정확한 개념과 작성 요령을 한 번에 정리합니다.
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1. 진술서란 무엇인가
진술서(陳述書)는 어떤 사건이나 사실에 대해 자신이 직접 보고·듣고·겪은 내용을 본인의 이름으로 기록하여 제출하는 문서입니다. 핵심은 "내가 직접 경험한 사실을 내가 말한다"는 점입니다.
진술서는 작성하는 사람의 신분에 따라 성격이 달라집니다. 사건의 당사자가 자기 입장을 밝히기 위해 쓰기도 하고, 사건을 옆에서 본 목격자(참고인)가 본 대로 증언하기 위해 쓰기도 합니다. 어느 경우든 본인이 직접 작성하고 서명·날인한다는 점은 동일합니다.
진술서가 사용되는 대표적인 상황
- 형사·민사 사건 — 경찰·검찰 수사, 법원 제출용 진술서
- 회사 징계·인사 — 사고·분쟁 당사자 또는 목격 직원의 진술
- 교통사고·보험 — 사고 경위에 대한 당사자·목격자 진술
- 학교폭력대책위원회 — 관련 학생·목격 학생의 진술
- 각종 행정·민원 절차 — 사실관계를 소명해야 하는 경우
2. 진술서·사실확인서·경위서의 차이
세 문서는 모두 "사실을 글로 밝힌다"는 점에서 비슷하지만, 누가 쓰는가와 무엇에 초점을 두는가가 다릅니다. 이 구분을 알아야 요청받은 상황에 맞는 문서를 정확히 작성할 수 있습니다.
| 구분 | 진술서 | 사실확인서 | 경위서 |
|---|---|---|---|
| 핵심 목적 | 겪거나 본 사실을 진술 | 특정 사실의 진위 확인 | 일이 벌어진 경위 설명 |
| 주로 쓰는 사람 | 당사자 또는 목격자 | 사실을 아는 제3자 | 주로 당사자 본인 |
| 관점 | 시간 순 경험 서술 | "~한 사실이 있음"의 확인 | 원인·과정·결과 흐름 |
| 제출처 | 수사기관·법원·위원회 | 회사·기관·거래처 | 주로 회사 내부 |
| 뉘앙스 | 중립적 사실 기록 | 증명·보증 성격 | 해명·반성 포함되기도 |
쉽게 정리하면, 진술서는 "제가 겪은(본) 일을 말씀드립니다", 사실확인서는 "이 사실이 맞다는 것을 확인해 드립니다", 경위서는 "이 일이 어떻게 일어났는지 설명드립니다"에 가깝습니다. 회사가 사고 직후 당사자에게 받는 문서는 흔히 경위서이고, 분쟁이 외부 기관으로 넘어가면 진술서를 요구받게 됩니다.
3. 진술서 필수 기재 항목
진술서는 정해진 법정 양식이 있는 것은 아니지만, 신뢰성을 갖추려면 다음 항목이 빠짐없이 들어가야 합니다. 하나라도 빠지면 "누가, 언제 쓴 것인지" 자체가 불분명해져 증거로서의 무게가 떨어집니다.
- 제목 — 문서 맨 위에 "진 술 서"라고 명시해 문서의 성격을 분명히 합니다.
- 진술인 인적사항 — 성명·생년월일·주소·연락처. 진술한 사람이 누구인지 특정하는 정보입니다.
- 당사자와의 관계 — 본인이 사건의 당사자인지, 옆에서 본 목격자인지 밝힙니다. 진술의 위치가 달라집니다.
- 일시·장소 — 사건이 발생한 날짜·시간과 장소. 육하원칙의 뼈대가 되는 항목입니다.
- 진술 내용(본문) — 겪거나 본 사실의 경위를 시간 순으로 서술합니다. 진술서의 핵심입니다.
- 맺음 문구 — "이상은 사실대로 진술한 것입니다" 같은 진실성 확인 문구를 본문 끝에 넣습니다.
- 작성일 — 진술서를 작성한 날짜를 명확히 적습니다.
- 서명·날인 — 진술인 본인이 자필로 서명하거나 도장을 찍어 본인이 작성했음을 증명합니다.
4. 사실대로 쓰는 요령 — 육하원칙
진술서의 생명은 구체성과 정확성입니다. 두루뭉술한 진술은 신뢰를 얻기 어렵습니다. 작성할 때는 육하원칙(누가·언제·어디서·무엇을·어떻게·왜)을 기준으로 빠진 요소가 없는지 점검하세요.
- 누가(Who) — 관련된 사람을 실명 또는 직책으로 특정합니다.
- 언제(When) — "2026년 5월 12일 오후 3시경"처럼 날짜·시간을 구체적으로.
- 어디서(Where) — 장소를 정확히. "○○지점 1층 출입구 앞" 식으로.
- 무엇을(What) — 실제로 일어난 사건·행위를 명확히.
- 어떻게(How) — 사건이 진행된 과정을 시간 순서대로.
- 왜(Why) — 알고 있는 경우에 한해 원인·배경을 서술.
좋은 진술서를 쓰는 5가지 원칙
- 사실과 의견을 구분 — "~했다"(사실)와 "~라고 생각한다"(의견)를 섞지 마세요. 진술서는 사실 중심입니다.
- 시간 순으로 서술 — 사건 발생 전·중·후를 흐름대로 정리하면 읽는 사람이 이해하기 쉽습니다.
- 직접 경험만 기록 — "들었다"는 전해 들은 내용은 "○○에게서 들었다"고 출처를 분명히 밝히고, 본 것과 구분합니다.
- 추측·과장 배제 — "아마", "분명히 ~였을 것" 같은 추측성 표현은 신뢰를 떨어뜨립니다.
- 모르는 것은 모른다고 — 기억나지 않는 부분은 "기억나지 않는다"고 솔직히 적는 편이 안전합니다.
5. 허위진술의 법적 책임
진술서는 단순한 메모가 아니라 법적 효력을 가지는 문서입니다. 수사·재판이나 각종 절차에서 증거로 쓰이기 때문에, 거짓으로 작성하면 책임이 따릅니다.
- 수사기관 제출 진술 — 자신에게 유리하게 거짓 진술하는 것 자체로 바로 처벌되지는 않지만, 타인을 거짓으로 고소·고발하면 무고죄(형법 제156조)가 성립할 수 있습니다.
- 타인을 위한 허위 진술 — 남의 형사사건에서 허위로 진술하면 위증 또는 증거 관련 범죄로 이어질 수 있습니다.
- 문서 조작 — 다른 사람 명의를 도용하거나 내용을 위조하면 사문서 위조·변조죄가 문제됩니다.
- 민사상 책임 — 허위 진술로 타인에게 손해를 입히면 손해배상 책임을 질 수 있습니다.
서명·날인은 반드시 본인이
진술서의 효력은 마지막 서명·날인에서 완성됩니다. 반드시 진술인 본인이 직접 자필 서명하거나 도장을 찍어야 하며, 타인이 대신 서명하면 안 됩니다. 여러 장이면 페이지마다 간인(間印)을 하거나 본인 확인이 가능하도록 처리하면 위·변조 시비를 줄일 수 있습니다.
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- ✅ 진술인 인적사항·당사자와의 관계 입력란
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